Titre du poste : Assistant Administratif
Type de contrat : FixedTerm
Durée : 1 an (renouvelable)
Grade : ICS 7 (G 7)
Lieu d’affectation : Bureau de l’UNFPA Conakry - GUINEE


Contexte d'organisation

Sous la supervision directe du Chargé des Opérations, l’Assistant Administratif fournit une gestion opérationnelle en matière de questions administratives relevant du bureau pays et des projets. Il/Elle est responsable de la gestion administrative et logistique du bureau et supervise les chauffeurs affectés au bureau pays.

Il/Elle est appelé à fournir des services de qualité en matière d’administration et de logistique aux clients internes et externes par la maîtrise de toute la réglementation, du processus et des procédures appropriés, selon une approche orientée vers le client et axée sur les résultats pour interpréter les règlements, les procédures et les directives. Il/Elle maintient la circulation d’un réseau continu d’informations adéquates et à jour entre le bureau pays et le siège.

Description des tâches

Procurement Général
• Collecte les besoins, prépare les spécifications techniques ou fonctionnelles en collaboration avec les Chargés de Programme, lance les demandes de cotation ou les avis d’appel d’offre, suit le processus, analyse les offres et recommande la meilleure offre pour l’adjudication du marché ;
• Etablit les bons de commande conformément aux procédures et au système de contrôle interne en vigueur ; transmet les Bons de Commande aux fournisseurs, suit leur livraison et le paiement des fournisseurs ;
• Fait l’étude du marché et établi des notes au dossier pour justifier toute déviation et contrainte relevé dans un processus ;
• Met en place un système de classement et s’assure que tous les documents relatifs aux achats soient bien classés et facilement identifiables en cas de besoin ;
• Suivi avec l’OTC pour les commandes en consommables et équipements informatiques ;
• Etablit le Procurement Plan en collaboration avec les chargés de Programme, l’Associé au Programme et les partenaires et suit sa mise en œuvre dans les délais ;
• Fait une mise au point trimestrielle du plan d’Achat avec le superviseur et les Chargés de Programme et propose des mesures de correction pour s’assurer que les livraisons soient faites conformément aux besoins et dans les délais.


Procurement dans ATLAS
• Vérifie les réquisitions préparées et approuvées par les budgets owners et les transforme en POs ;
• Initie et/ou finalise les POs préparés par le back up de l’Administration ou du Programme et les notifie pour approbation ;
• Crée les vendors et suis leurs approbations ;
• Fais le suivi des POs dans le Dashboard (clôture les PO fullyMatched et FullyReceived) ;
• Appuie les autres membres du personnel au besoin.

Voyages
• Suit les réservations avec les Secrétaires du programme, des Opérations et l’agence de voyage ;
• Initie ou vérifie le calcul des DSAsfaits par les Secrétaires ;
• Etablit les TravelAuthorisations pour les voyages internationaux ;
• Suit et contrôle les ordres de mission Internes ;
• S’assure que les missionnaires allant dans des zones où la Security Clearance est requise, aient obtenu leur clearance avant leur départ ;
• Suit la préparation des notes verbales pour les importations et s’assure que les formalités douanières et autres relatives aux marchandises importées soient traitées bien avant, afin de minimiser les coûts de surestarie

Gestion des Véhicules
• Etablissement de REQs/et Bons de Commandes relatifs à l’entretien des véhicules avec le Senior Driver ;
• Gestion de la dotation du carburant (demande d’exonération et suivi, commande, distribution et préparation mensuelle de la situation des consommations de chaque véhicule) ;
• Vérification régulière des carnets de bord des véhicules du bureau et de ceux placés sous la responsabilité de l’UNFPA.

Gestion des actifs (Inventaire / Assets)

•  Vérifie l’existence des actifs par le biais de l’exercice semestriel de certification ;

•  Prépare la liste des actifs obsolètes et suis les procédures en vigueur pour leur nettoyage et leur disposal dans le système en collaboration avec la REP et l’IOM ;

•  Veille à l'exactitude des catégories d'actifs ;

•  Procède régulièrement à la vérification de la fiabilité des informations du module « Actifs » surtout en ce qui concerne les coûts, les lignes budgétaires, les dates d'acquisition, la description, le site, le profil etc… ;

•  Fait périodiquement une étude des bons de commande pour vérifier que tous les actifs acquis au cours de l’exercice ont été correctement capitalisés ;

• S’assure que tous les matériels et équipements du bureau soient « tagés » ;
• Assure dans l’Atlas, l’introduction d’un Asset au niveau de la REQ ou du PO ou manuellement ;
• Prépare la lettre de certification dans les délais.


Autres tâches Administratives
• Préparation des notes verbales pour les demandes d’exonération pour le bureau et les projets (douanes et Impôts et Domaine) ;
• Suivi de la maintenance et de l’entretien des équipements du bureau ;
• Dédouanement des biens commandés par le biais du PSB et/ou du siège


Compétences corporatives

Valeurs
Intégrité/Engagement au mandat
Il/elle agit conformément aux valeurs des NU/UNFPA et est responsable des actions qu’il/elle initie. Il/elle fait preuve d’un engagement personnel vis-à-vis du mandat de l'UNFPA et de sa vision organisationnelle.

Echanges de connaissances/Formation continue
Il/elle est tenu responsable de sa propre formation et du développement de sa carrière et recherche activement les opportunités de se former à travers des canaux formels et informels. Il/elle apprend des autres à l’extérieur et à l’intérieur de l’organisation en adoptant les meilleures pratiques créées par les autres. Il/elle produit activement et dissémine activement de nouvelles connaissances.

Valorisation de la diversité
Il/elle fait montre de perspectives internationales, apprécie les différences en valeurs et apprend à partir de la diversité culturelle. Il/elle prend des actions appropriées au contexte religieux et culturel et montre du respect, du tact et de la considération pour les différences de cultures. Il/elle observe et s’informe pour comprendre les points de vue des autres et remet continuellement en question ses propres préjugés et attitudes.

Gestion des relations
Travail en équipe
Il/elle travaille en collaboration avec ses collègues à l’intérieur et à l’extérieur de l'UNFPA pour permettre l'accomplissement des buts communs et des objectifs partagés. Il/elle recherche activement la résolution des désaccords et soutient les décisions de l'équipe.

De la communication et des idées
Il/elle fournit l'information orale et écrite d'une façon opportune, efficace et facilement compréhensible. Il/elle participe activement aux réunions et aux discussions de groupe, en écoutant et en partageant l'information. Exprime franchement ses idées dans l'intention de résoudre les problèmes, considère les interventions des autres et est ouvert à la critique.

Gestion de conflits et autonomie
Il/elle contrôle ses réactions personnelles en se tenant calme, pondéré et patient même quand la situation est tendue pour éviter de s’engager dans un conflit improductif. Il/elle exprime son désaccord de manière constructive en se préoccupant du problème et non de la personne. Il/elle tolère les situations d'incertitude ou d'ambiguïté et continue de travailler productivement.

Travail avec les autres
Du pouvoir/Du développement des personnes/Gestion des performances
Il/elle s’intègre dans les équipes de travail en recherchant les opportunités pour une action originale et en contribuant activement à l’atteinte des résultats avec les autres membres de l’équipe. Reconnaît ses forces et ses faiblesses, accepte la critique constructive et les feed-back et donne des feed-back honnêtes et acceptables aux collègues et aux superviseurs. Recherche des nouveaux défis et de nouvelles activités et exhibe son désir d’apprendre, accepte des responsabilités pour ses propres performances en participant à la planification individuelle et à une organisation objective de son travail par la recherche d’informations et par une action visant à une amélioration continue de ses performances.

Leadership personnel et efficacité
Pensée stratégique et analytique
Il/elle se sert des outils et logistiques analytiques appropriés pour rassembler, définir et analyser l’information, les situations et les problèmes et dégager les conclusions logiques des données. Il/elle fait preuve d’aptitudes à dégager les priorités claires et appropriées axées sur des tâches et activités qui ont un impact stratégique sur les résultats. Prévoit et donne satisfaction aux besoins d’informations de l’équipe et des autres dépositaires.

Orientation des résultats/Engagement pour l’excellence
Il/elle fait des efforts pour accéder personnellement à des standards d’excellence élevé. Pose des actes qui vont au-delà de la simple réponse à des besoins évidents de la situation considérée et persiste jusqu'au succès final.

Prise de décision appropriée et transparente
Il/elle prend des décisions opportunes et appropriées en tenant compte des enjeux variés et complexes et se tient responsable de l’impact de ses décisions

Les candidatures doivent être déposées au Secrétariat de l’UNFPA, 3ème étage de la Maison Commune des Nations Unies, ColéahLanséboundji, Corniche Sud, au plus tard le 01 avril 2013.

N.B. : Seules les candidatures retenues seront contactées